A valorização da importância da gestão da documentação do Sistema/Crea e Mútua ganhou um novo patamar com a realização do 1º Encontro Nacional de Gestão Documental do Sistema – Engdoc, a partir desta segunda-feira (6/11). Realizado durante dois dias no Centro Internacional de Convenções de Brasília (CICB), com participação remota, o evento busca trocar experiências entre as áreas de gestão documental dos Creas e do Confea, apresentando ainda palestras como a do arquivista Bruno Corsino e a da chefe do Setor de Gestão da Informação do Confea (Segin), arquivista Marina Garcia.
Ao cumprimentar os participantes, o presidente em exercício do Confea, eng. eletric. Evânio Nicoleit, saudou os representantes do Setor de Documentação do Crea-SC Vanessa e Henrique, considerando a importância estratégica do evento para o Sistema. “Todos já se conheciam, mas muitos de forma presencial e agora haverá a oportunidade de avançar nessas experiências, aprimorar. Esse evento integrar outros encontros nacionais, visando à unificação de processos e procedimentos”, considerou inicialmente.
Em seguida, Evânio destacou o valor dos profissionais da área de documentação para a história do Sistema. “A gente sabe a importância do registro da história para planejar o nosso futuro. As senhoras e senhores mantêm vivos os registros da nossa história. Então, esse Encontro é mais uma ação em prol do Sistema. Vocês são de fundamental importância para a gestão, nosso reconhecimento pelo trabalho ardoroso prospectando processos, procedimentos de organização de documentos, atendendo a criteriosos normativos, em desenvolvimento ou implantados”, considerou.
A transformação digital permanente coordenada pelo superintende de Integração do Sistema, Renato Barros, pela chefe do Segin e pelo gerente de Tecnologia da Informação, Rodrigo Borges, foi destacada como fundamental para a prestação de serviços do Sistema para os profissionais e a sociedade. “O SEI Multiórgãos é um sistema de registro de informação padronizado, a exemplo do prontuário de informações na Saúde. Esse é um ano especial. Vocês têm preservado e difundido informações dos seus Creas e vocês celebrarão conosco os 90 anos do Sistema que garante a valorização das profissões, profissionais, entidades de classe, instituições de ensino, em defesa da sociedade. Tenho certeza de que esse encontro poderá fortalecer as nossas experiências, sendo o primeiro, de forma que essas experiências repercutam nos Creas e na vida de cada profissional”, afirmou ainda o presidente em exercício do Confea.
O papel do Engdoc também foi destacado pelo conselheiro federal eng. eletric. Genílson Pavão. “Essas pequenas ações que a gente vem desenvolvendo vêm trazendo grandes resultados para o Sistema. Vejo o empenho da Marina no brilho dos olhos dela e de vocês. O Confea já tomou várias iniciativas na gestão para profissionalizar o Sistema. Essa é mais uma delas. Mas ela só tem eficácia se tiver a participação de todos. As boas práticas de sistemática documental como o Sei Multiórgãos e o sistema operacional padrão, por exemplo, temos que trazer o que já funciona e dá certo para a gente tentar uniformizar”, disse, relatando sua experiência como profissional e conselheiro federal, ao constatar a diversidade de procedimentos entre os regionais. “A gente está aqui para trabalhar em prol da melhoria contínua que faz a engrenagem rodar em seus 90 anos. Hoje temos tecnologia, pessoas, esses fóruns de qualificação ao nosso lado. Poderemos fazer melhor o que gente faz agora e fez ontem”.
Para o superintendente de Estratégia e Gestão, Renato Barros, o Engdoc deverá produzir excelentes resultados, a exemplo de outros 21 eventos técnicos desenvolvidos pelo Confea em 2023. “Tenho certeza de que será um evento excelente. Faz parte de um programa de Encontros Técnicos em que estamos vendo resultados muito positivos, uma troca de informações, experiências, networking em que os resultados são muito bons”, disse, colocando o Confea à disposição. Desde o ano passado, a SEG abriga a atuação da área de Gestão da Informação, dentro da nova estruturação do Confea.
Gerente de Planejamento e Gestão, área a qual o setor está diretamente ligado, a arquiteta Prícila Fraga comentou que “a gestão documental é um tema importante para a administração pública. O que a gente produz é informação que está nos documentos. Fazer uma boa gestão documental, arquivística das nossas informações para a tomada de decisão é essencial”. Ela descreveu a felicidade de valorizar essa área da forma como ela merece ser valorizada com um setor específico da SEG. “Podemos alavancar uma programação para a evolução da gestão documental no exercício de 2024”, conclamou, citando a expectativa de que os Creas possam implantar o SEI Multiórgãos, “uma mudança complexa que traz dinâmica para a organização como um todo da gestão dos documentos no Sistema”.
Já a chefe do Setor de Gestão da Informação do Confea, Marina Garcia, introduziu sua apresentação desejando também que esta seja a primeira edição de muitas. “Um encontro muito esperado entre o Confea com os regionais. Há 10 anos estou no Confea e a gente troca ajudas. Agora é a troca oficial de conhecimentos entre a gente”.
Experiência do Confea
Com o tema “Tratamento Documental do Arquivo do Confea: evolução temporal; GT Arquivo Nacional; Instrumentos da Gestão Documental aprovados; Relatórios circunstanciados anuais e Resolução 1077/2016”, a chefe do Segin apresentou a equipe da área, criada em setembro do ano passado dentro da nova estruturação do Confea para cuidar da gestão de informação. “Ganhamos um status na Superintendência de Estratégia o que é muito importante para quem vai documentar”, disse, apresentando os colegas Sandro Garrido, Thayssa Rondon e Antônio da Costa.
Marina contou que o encontro decorre de uma iniciativa da colega Eliana Pereira Rodrigues (Crea-ES), em 2015. “Hoje é o resultado dessa iniciativa que montou o grupo de Whatsapp para troca de informações. Vamos abordar a gestão de documentos digitais. É um evento conceitual e formativo com espaço dedicado para cada um apresentar a gestão documental do Crea, fazendo um diagnóstico universal em termos de documentação, o que será fundamental para mostrar a evolução de uma área que tem muito o que avançar”, disse.
A arquivista comentou a necessidade de engajamento para que todos os Creas contribuam com o relatório circunstanciado apresentado anualmente ao Arquivo Nacional e para que todos participem dos procedimentos de avaliação do evento. “Vamos tratar de questões de quantitativo e suporte de documento à auditoria para recolher a evolução ao longo do tempo. A gente quer montar um relatório do evento como uma carta de demandas para os presidentes”, disse, antes de apresentar uma criteriosa linha do tempo de sua atuação no Confea, que desde 2012 contribui para a história da documentação e o tratamento do acervo do órgão.
Marina apresentou diversos aspectos históricos, desde uma pioneira resolução de 1955 para a normatização arquivística dos regionais. “Ela é anterior à criação do Arquivo Nacional, na década de 1960. Então, desde 1955, já havia essa demanda. Era sem os conhecimentos técnicos, mas norteou até 1969, quando houve a Resolução 175”. As contribuições das funcionárias aposentadas Socorro Ferro e Sônia Spínola junto à documentação até 2006, quando o arquivista Bruno conseguiu fazer um tratamento do material com uma empresa terceirizada. “Os arquivos estavam em três prédios. A intenção era concentrar o arquivo em um lugar só, ter quantificado, colocar em estantes, segundo a classificação feita pelo Arquivo Nacional em 2007.
“A gente sabe que o volume dos Creas é muito maior, chegando ao Federal só os recursos”, disse, enumerando que em meados da década passada havia 12 mil caixas no arquivo do Confea. “Naquela época, foi feita a separação dos documentos meio e dos finalísticos. Registros de entidades, instituições de ensino. As instalações do prédio novo não foram feitas, então o arquivo mudou, mas estava tudo misturado. Quando cheguei, havia documentos rasgados, que conseguimos recuperar, juntando em caixas novas e classificando o que não estava. Fomos liberando espaço. O arquivo ficava em um lugar improvisado, sem climatização”, diz, informando que uma consultoria fez o tratamento do material que ocupava três andares da edificação, demolida em 2022.
“Fizemos a organização de volta, entre 2014 e 2015, sem falar em sistema informatizado. A gente recebia malotes. Até dar baixa, a pessoa pedia de volta. Foi uma época de bastante trabalho. A gestão de documentos estava no final do organograma. Não tinha setor. Em 2013, o GT do Sistema Corporativo Integrado não tinha conhecimento da situação. Fomos ganhando espaço nas oportunidades. Sou uma grande defensora da documentação”, comenta.
Ela acrescenta que havia caixas com documentos irreparáveis e que por questão estratégica, hoje estão armazenados por uma empresa terceirizada. “Não é o ideal, mas não tínhamos mais estrutura física para receber o arquivo de volta”, diz, lamentando problemas como fiação e umidade. Hoje, informa Marina Garcia, há 15.314 caixas armazenadas, inclusive com quatro mil documentos para eliminação, impedida atualmente desde 2020 pelo Arquivo Nacional. “O deslizante e o mobiliário permanecem porque o Confea ainda quer trazer o arquivo de volta. Temos todo o inventário do acervo feito. Mantínhamos nos deslizantes 1000 caixas permanentes desse total de caixas. Na implantação do SEI, não consegui fazer a eliminação”, diz, informando que parte do acervo estava na antiga edificação da 516 Norte.
Outros objetivos do Engdoc
Segundo Marina, o Engdoc buscará contribuir para que os colegas possam até mesmo incluir iniciativas na revisão dos Plano Plurianuais dos regionais. ‘As pessoas já entenderam que a gestão da documentação precisa estar incluída no planejamento. Sou convidada a participar de vários eventos técnicos como o de apoio ao colegiado, entre outros. Quero falar para o encontro de RHs porque não há um padrão das pastas funcionais, nem no Confea. Precisamos pensar em guardar o mínimo necessário para aquilo estar representado no conjunto das informações, gastando recursos com o que interessa”, destaca.
Melhorar o controle de arquivamento e a destinação de documentos devem ser outras preocupações permanentes. “Não foi possível fazer isso na época. Compramos caixas, EPIs, jalecos ainda antes da empresa de consultoria. Em Brasília, o papelão é a melhor alternativa”, comentou citando a classificação em guarda permanente e a eliminação após cinco anos como outros aspectos da atividade. “O Confea nunca eliminou oficialmente. Adequamos o espaço físico e, em 2017, já com o decreto do SEI para informatizar em dois anos, a empresa terminou de organizar todo o acervo. E também foi contratada a digitalização para disponibilizar as imagens. Nos regionais, isso já havia iniciado bem antes”.
Regulamentações e SEI Multiórgãos
A chefe do Segin destaca o vácuo legal existente até 2014 para a regulamentação das atividades de arquivo dos conselhos profissionais. “O Arquivo Nacional enviou para a AGU que ratificou que os conselhos devem atuar sob a orientação do Arquivo Nacional como as demais instituições federais. Então, em 2014 mesmo foi criado um GT que definiu a necessidade de um instrumento próprio para a classificação das atividades desses sistemas. Em 2019, houve reuniões com o Arquivo Nacional para a definição de um código de classificação, tabela de temporalidade, destinação de documentos de arquivo relativos às atividades fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional. Esse trabalho já foi feito para vocês utilizarem, com planos e tabelas de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades da área-fim, e recursos com esse objetivo não podem ser pedidos no Prodesu, por exemplo. Os da área meio estão aprovados desde 2001. Em termos de instrumentos, estamos à frente de tuoros conselhos. Temos a faca e o queijo para a gente implantar em nossos arquivos”, descreve.
Confira a apresentação da chefe do Setor de Gestão da Informação do Confea, Marina Garcia
Ela sustenta a possibilidade de encaminhamento dos arquivos diretamente para o Arquivo Nacional, mas solicita que os mesmos sejam copiados ao Confea para conhecimento. “Se quiserem, podem passar para o Confea para consolidar e mandar todos juntos”, diz, destacando a importância de priorizar a eliminação dos arquivos da área-meio. “Ela tem o maior volume, o que impacta consideravelmente o acervo”, diz, ressaltando que o arquivo da área-fim tem caráter permanente.
A obediência ao Decreto 8539/2015, que determinou o uso do meio eletrônico para a tramitação dos processos administrativos, resultou no uso do SEI pelo Confea. “Temos várias críticas arquivisiticamente, mas todas as melhorias são feitas gratuitamente pelo governo federal, então a gente implantou o SEI, em dezembro de 2017. E agora queremos chegar ao SEI Multiórgãos no Sistema para que todos usemos o mesmo ambiente, tendo os mesmos benefícios. Sabemos a realidade de cada Crea, o Sei Multiórgãos é discutido desde 2018 no Colégio de Presidentes. Este ano, começamos a implantação pelo Crea-BA. Os Creas Paraná, Rio Grande do Sul e Rio de Janeiro usavam SEI antes, mas a ideia é que todos usem o mesmo sistema para a gestão de documentos. Não tem ainda tudo o que precisa para o processo finalístico, mas haverá outras soluções junto ao SEI. No Confea, usamos sem distinção, área meio e fim”, considera.
A expectativa é de que o peticionamento eletrônico seja a próxima fase, a ser implantada no ano que vem. “Cada Crea poderá protocolar no Confea”, diz, pontuando a necessidade de preservar documentos físicos. “Não é só colocar o software que vai resolver o problema”, diz, lembrando que as eliminações estão suspensas desde 2020 e que a Gerência de Tecnologia da Informação do Confea é a mantenedora desse processo, sob a gestão da área documental. “Em 2016 tivemos uma nova resolução, que já se encontra desatualizada. Queremos um normativo mais robusto para que tenhamos uma política para a gestão de documentos ano que vem”, diz, destacando a gestão do Sigad junto ao Crea-BA como mais um objetivo para 2024.
Fundamentos da Gestão de Documentos digitais e não-digitais
Com uma valiosa contribuição para os profissionais da área de documentação, o arquivista Bruno Corsino descreveu os fundamentos da Gestão de Documentos digitais e não-digitais. Especialista em Análise de Qualidade das Informações e em Inteligência de Negócios, com experiência com o início de um processo de renovação arquivística junto ao Conselho Regional de Medicina do Distrito Federal (CRM-DF), ele abordou as evoluções normativas e técnicas da área. Ao final de sua contribuição, ele também apresentou uma série de perguntas e respostas que também serão muito úteis aos profissionais da área. Confira aqui.
Dados, definiu, geram informações que criam conhecimentos que desenvolvem inteligências. “Então se o seu negócio é inteligente, você precisa saber onde estão seus dados. Direção é mais importante que velocidade”, disse.
O arquivista citou que na faculdade, a resolução do Arquivo Nacional estava em seu número 4. “Mudou para 14 e agora é a 47”. Para ele, “os conselhos estão rodando muito, nos termos circunstanciados até outras”. Há ainda uma relação entre o arquivo e a comunicação interna das organizações, sempre considerada a principal demanda da gestão. “Problemas novos exigem soluções novas”, ressalta.
Ao explicar o que é informação citou Bateson: “É a diferença que faz a diferença”. Citou ainda a importância dos valores primários e secundários da documentação, definindo os primários como o probatório, fiscal e legal e os secundários como histórico e de pesquisa. “As eliminações estão entre 50 a 70% do acervo”, enfatizou, lembrando que há algumas décadas eram feitas cópias de cores diferentes para serem encaminhadas a diferentes órgãos. “Hoje em dia, menos é mais. Hoje precisamos apenas do CPF para dar uma informação ao cidadão”.
É preciso gerenciar para analisar o histórico, afirma. “Toda empresa pode gerenciar projetos e atividades que ocorrem com certa frequência com base em análise de dados históricos da própria empresa; levantamentos internos e consulta a métodos teóricos consagrados”, disse, definindo revocação como o conhecimento sobre o uso de determinado produto ou serviço. “A partir desse momento, a gente muda o objetivo da pesquisa e a informação passa a não ser confiável, o que representa 1% da informação”.
Confira a apresentação do arquivista Bruno Corsino
Bruno ressalta que a forma de gerenciar pode ser feita pela análise do Comportamento da Informação, ou seja, sua necessidade ao longo do tempo por meio da Preparação da Informação e demais indicadores. “Contexto e tempo são obrigatórios nessa relação. Se você traduzir a informação de forma correta, pode gerar lucro para a empresa”, diz.
Em relação à forma de pesquisa, considera a métrica para medir a informação e atribuir o valor agregado geral da informação. “Fazendo esse levantamento, melhora a qualidade da informação. Quanto mais alta a qualidade, melhor será eliminada a informação ou será obtida uma informação. Para a informação ser funcional, precisamos ter a informação. E precisamos de uma reserva de contingência para ser utilizada se der alguma coisa errada com os indicadores iniciais”, diz, informando que a tendência é que essa contingência decresça com o tempo.
Após citar o método de organização de informação DataOne Ciclo (DDL), considerando que “toda legislação pode ser resolvida com esse método”, o arquivista sugeriu que mais de um terço do tempo de aplicação dele requer o planejamento para começar a entregar resultados. “Planejar, executar, descrevendo os dados e preservando, e garantir a qualidade das entregas. Cada regional tem sua realidade, sua autonomia. Mas desenhamos um fluxo de atividades para a gestão de documentos, um Norte para as fases da gestão da informação. Isso é contínuo, a cada novo ciclo, existe uma melhoria. Então começamos a chegar no nível de compliance, da curadoria de dados”, ressaltou.
Uma etapa seguinte seria a análise de riscos e impactos financeiros. “O risco sempre existe, mas que seja o mínimo possível e que a gente saiba controlar, trazendo uma resposta. São análises simples, mas são trabalhosas de fazer. E o impacto é o fato de alguém não gostar do que é apresentado”, diz, considerando que o valor da informação, pode trazer lucro, “mesmo que fique estável após o primeiro momento de euforia”. Ainda segundo Bruno Corsino, “quem está no arquivo recebe pressão de todos os setores. A documentação da área-meio é mais fácil”, frisou.
Gestão documental na prática
No período da tarde, os Regionais apresentaram como é executada a gestão documental, detalhando o histórico, a vinculação organizacional, as etapas do tratamento e os desafios.
O Crea-RJ, por exemplo, operacionaliza as atividades conforme o Manual de Gestão de Processo de Documentação e iniciou a digitalização em 2021. “Com isso, há mais economia e transparência”, pontuou Ricardo Medeiros, da área de Supervisão de Documentação, que é composta por nove funcionários responsáveis pelas atividades de recebimento, registro, classificação, digitalização, distribuição e expedição do acervo arquivístico.
Medeiros listou os desafios do setor, como realizar o inventário do Arquivo Geral; criar Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; classificar a documentação do Crea-RJ, considerando o Plano de Classificação aprovado pelo Arquivo Nacional para os Conselhos Federais; e implantar a Tabela de Temporalidade Documental aprovada pelo Arquivo Nacional para os Conselhos. “Estou aproveitando este encontro para levar informações para o Rio de Janeiro, corrigir o que estamos fazendo e inovar”, salientou.
O Crea-MG também vem trabalhando para aperfeiçoar a gestão de documentos. Entre as próximas ações, estão revisar o Manual de Padronização Documental para incluir documentos eletrônicos; implantar o projeto Papel Zero, visando reduzir a emissão de documentos físicos; e atender aos normativos que tratam da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Segundo a bibliotecária Christiane Pardinho, há ainda o desafio de modernização do Centro de Documentação (Cedoc) em um novo prédio. O acervo atual possui aproximadamente 50,5 milhões de páginas de documentos distribuídos em caixas, pastas e microfilmes.
Vários Creas estão focados na tarefa de digitalizar documentos, como é o caso do Crea-MS, que em 2021 contratou empresa especializada no ramo da gestão de documentos, como explicou Nilton Sanches, presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD-MS). Entre dezembro de 2022 até agora, foram digitalizadas e indexadas 873,7 mil páginas de documentos financeiros, de processos de ética, instituição de ensino, auto de infração e dívida ativa. “A meta é chegar a 1,1 milhão de páginas até o fim do contrato que termina neste ano”, informou, comentando que a proposta é fazer um amplo e minucioso estudo sobre a massa documental do Conselho. “O objetivo é também apontar as devidas ações necessárias para o enquadramento à legislação pertinente, bem como, sugerir novas metodologias”, acrescentou.
O Crea-AL, por sua vez, vem trabalhando desde 2017 na digitalização de documentos para integrá-los ao Sistema de Informações Técnicas e Administrativas (Sitac). O Regional do Maranhão iniciou há um ano a atividade de digitalização, com foco na preservação e acessibilidade das informações.
Já o Crea-PR compartilhou a experiência de utilizar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), adotado em 2017, segundo Juliane Marafon, do Departamento de Planejamento e Controle Interno. “Com isso, a produção documental física diminuiu porque os processos novos já são criados no SEI”, explicou, frisando que a ferramenta dialoga com o sistema corporativo próprio. “Estamos evoluindo muito no SEI e futuramente será no modelo Multiórgãos”, afirmou Juliane, ao citar a iniciativa do Confea de integrar Federal e Regionais em um mesmo ambiente centralizado de gestão de processos e documentos digitais.
O Crea-RS é outro Regional que adota o SEI na rotina de gestão e está em tratativas para implantação da base única, uma meta que está na lista de desafios do Conselho gaúcho, como mencionou Jamile Ciota, gerente de Controladoria e Compliance. “Também estamos empenhados em revisar fluxos processuais, adaptando-os às novas rotinas de trabalho para adequação ao SEI Multiórgãos; e vamos elaborar a tabela de equivalência dos tipos de processos e documentos, relacionados aos padrões definidos pelo Confea, a fim de facilitar para o usuário no momento de identificar e selecionar o tipo correto para iniciar o expediente.”
Os participantes tiveram ainda a oportunidade de conhecer a rotina de gestão documental da Caixa de Assistência dos Profissionais do Crea (Mútua). A empresa, que é sociedade civil sem fins lucrativos, obedece a uma legislação distinta da dos Creas, cuja natureza é pública. A instituição adota tabela de temporalidade para definir prazos de guarda e destinação dos documentos, efetivando, por exemplo, a eliminação de documentos. Além disso, trabalha com um gerenciador eletrônico que permite criar, editar, gerenciar e armazenar documentos e processos de forma eletrônica. “Como a ferramenta é paga, temos a vantagem de poder personalizar as funcionalidades”, disse Carla Elaine Carvalho, da área de Contratos e Documentos da Mútua.
Fonte: Confea
